nog
26/4/2024 ELISABETH CENTER ANTWERPEN

 Privacyverklaring

(versie 22/01/2024)

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen bij de Orde van Vlaamse Balies (zoals hieronder gedefinieerd) in het kader van de organisatie van het OVB Congres en het beheer van de website https://ovbcongres.be/ worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast krijgt u meer informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten.

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens onder meer via cookies. De cookieverklaring bezorgt u meer informatie over de cookies die we gebruiken op onze website en hoe u uw cookie-instellingen kan aanpassen.

  1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS
  2. DOELEINDEN
  3. BEVEILIGING
  4. RECHTEN
  5. UPDATES. 10

1.           IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Orde van Vlaamse Balies (“OVB”)

Staatsbladsstraat 8

1000 Brussel

Ondernemingsnummer: BE0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur, commissies en werkgroepen.

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:

  • via e-mail: info@advocaat.be
  • via telefoon: +32 3 337 54 70
  • via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

2.           DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

  • Evenementen
    • Uitnodiging voor evenementen
    • Organisatie en beheer van evenementen
    • Wedstrijden
    • Facturatie en boekhouding
    • Geschillenbeheer
    • Toegangscontrole
  • Permanente vorming
    • Toekenning punten permanente vorming
  • Website
    • Optimalisatie van de website, o.a. via cookies
    • Opvolging contactformulier

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Evenementen

Uitnodiging voor evenementen

Met het oog op de uitnodiging voor onze evenementen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijf)adres, e-mailadres), informatie over opleiding en vorming (gevolgde opleiding), informatie over beroep en betrekking (functie). Ook kunnen wij informatie ontvangen over uw interacties met onze uitnodigingen.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om u op de hoogte te houden via e-mail en via post van (toekomstige) evenementen, zoals bijvoorbeeld het OVB Congres, die naar onze mening interessant kunnen zijn voor u.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495 e.v.) en – voor communicaties die verder gaan dan de uitoefening van een taak van algemeen belang (onder meer indien u geen advocaat(-stagiair) bent) – ons gerechtvaardigd belang om onze evenementen te promoten (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor doeleinden van het uitsturen van deze uitnodigingen houden we uw persoonsgegevens bij zolang u wordt vermeld als advocaat(-stagiair) op het tableau of de lijst van stagiairs of tot 10 jaar na uw (laatste) deelname aan een evenement indien u geen advocaat(-stagiair) bent (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie we samenwerken in het kader van deze uitnodigingen (aanbieder mailplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Organisatie en beheer van evenementen

Met het oog op de organisatie en het beheer van evenementen verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over opleiding en vorming (gevolgde opleiding), informatie over beroep en betrekking (functie), informatie over uw lidmaatschap bij één van de balies en video- en beeldopnames.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om uw deelname te registreren en u de nodige informatie te verstrekken over het evenement. De video- en beeldopnames genomen tijdens het evenement laten ons toe om over het evenement te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan het evenement (art. 6, §1, (b) GDPR). Wanneer wij afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een evenement en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter), is dit gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over dit evenement (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het OVB Congres, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of onrechtstreeks via derde partijen (bijv. een derde die u inschrijft voor het evenement).

Voor doeleinden van de organisatie en het beheer van evenementen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afloop van het evenement (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken voor de organisatie en het beheer van evenementen (eventuele co-organisatoren van een evenement, aanbieders van externe locaties waar het evenement plaatsvindt, sponsors, fotograaf, elektronische betalingsprovider). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Wedstrijden

Met het oog op het organiseren van wedstrijden, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over beroep en betrekking (functie), informatie over uw lidmaatschap bij één van de balies en video- en beeldopnames. Indien u één van onze prijzen wint, verwerken wij mogelijk bijkomend uw financiële gegevens (bankrekeningnummer).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om wedstrijden (bijvoorbeeld een tombola) te organiseren, waaronder het selecteren van een winnaar en desgevallend het uitreiken van een prijs. De video- en beeldopnames genomen tijdens de prijsuitreiking laten ons toe om over de wedstrijd te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan de wedstrijd (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens verder gaat dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst – het gerechtvaardigd belang om onze wedstrijden te organiseren. Wanneer wij afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een wedstrijd en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter), is dit gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over deze wedstrijd (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het OVB Congres, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw deelname aan de wedstrijd of wanneer u een prijs wint.

Voor doeleinden van het organiseren van wedstrijden houden wij uw persoonsgegevens tot 5 jaar bij na afloop van de wedstrijd (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van de organisatie van wedstrijden (eventuele co-organisatoren van een evenement, de sponsors die u de prijs zullen overhandigen, fotograaf, banken). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer) en financiële gegevens (bankrekeningnummer).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de inkomsten en uitgaven van de OVB te beheren, zoals het beheer van boekhoudkundige documenten en jaarrekeningen. Dit is noodzakelijk om onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER en art. 314 WIB (art. 6, §1, (e) GDPR), en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen – op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw inschrijving.

Voor doeleinden van onze facturatie en boekhoudkundige verplichtingen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke financiële jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van onze facturatie en boekhoudkundige verplichtingen (overheden, aanbieder boekhoudplatform, accountants en externe bedrijfsrevisor, banken en verzekeringsmaatschappen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met u, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks via derde partijen.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

We delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsmaatschappijen, accountants en externe bedrijfsrevisor). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Toegangscontrole

Met het oog op de toegangscontrole verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), gegevens over beroep en betrekking (functie, bedrijfsnaam) en tijdstip van uw aanwezigheid.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de veiligheid van het evenement te waarborgen, o.m. door het overhandigen van een persoonlijke badge, evenals om een overzicht te hebben van de personen die aanwezig zijn op het evenement.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid tijdens de deelname aan het evenement te waarborgen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw inschrijving of deelname aan het evenement.

Voor het bewaken van de veiligheid tijdens de evenementen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 maand (plus een verificatieperiode van 2 weken) na het registreren van de persoonsgegevens, tenzij deze langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van de toegangscontrole (leveranciers van de badge, co-organisatoren van een evenement) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Permanente vorming

Toekennen punten permanente vorming

In het kader van de permanente vorming van advocaten en advocaat-stagiairs, verwerken wij in uw hoedanigheid als advocaat(-stagiair) uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de balies, informatie over uw opleiding en vorming (getuigschrift van het evenement, informatie omtrent de gevolgde opleiding zoals titel, datum, locatie en punten) en over uw beroep en betrekking (functie).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om desgevallend uw vormingspunten voor het evenement te registreren en bij te houden in het kader van de permanente vorming.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495), de Codex Deontologie (art. 55 e.v. en 72) en het Reglement van de Orde van Vlaamse Balies inzake permanente vorming.

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs of bij uw deelname aan het evenement hetzij onrechtstreeks via derde partijen (bijv. een derde die u inschrijft voor het evenement).

Voor doeleinden van de permanente vorming houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

De lokale balie waarbij u bent aangesloten, is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met partijen met wie wij samenwerken in het kader van de permanente vorming (Orde van Advocaten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Website

Optimalisatie van de website, o.a. via cookies

Met het oog op de optimale werking en surfervaring van bezoekers op onze website en voor het genereren van algemene gebruikersstatistieken, verwerken wij mogelijk uw elektronische identificatiegegevens (IP-adres, surfgedrag, cookies).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om u een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden.

De rechtsgrond voor het plaatsen van technisch essentiële en functionele cookies is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden (art. 6, §1, (f) GDPR). Analytische, advertentie- en sociale media cookies (bijv. om prestaties van de website te verbeteren) worden enkel geplaatst indien u toegestemd heeft met het plaatsen van dergelijke cookies via de website (art. 6, §1, (a) GDPR) (voor meer informatie, zie de cookieverklaring).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.

De bewaartermijn verschilt per cookie. U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik wijzigen (voor meer informatie, zie cookieverklaring).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie we samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens (IT/cloud providers). Daarnaast hebben providers van derde-partij cookies mogelijk ook toegang tot uw persoonsgegevens. Zie ook onze cookieverklaring in dit verband. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Opvolging contactformulier

Met het oog op het opvolgen van een contactformulier dat u via onze website heeft gebruikt, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die u ons bezorgt.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om u het advies en/of de informatie te bezorgen die u via het contactformulier heeft gevraagd.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de toestemming die u ons heeft gegeven door gebruik te maken van het contactformulier op de website (art. 6, §1, (a) GDPR). Voor de gegevens van andere personen die vermeld worden in het contactformulier is de rechtsgrond gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om correct uitvoering te geven aan het gevraagde verzoek (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u, hetzij onrechtstreeks via de persoon die het contactformulier op de website heeft ingevuld.

Voor het opvolgen van een contactformulier houden wij uw persoonsgegevens bij tot maximum 10 jaar na het initiële contact (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens (IT/cloud providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

3.           BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4.           RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

  • een verzoek om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens;
  • een verzoek om intrekking van uw toestemming; en
  • een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan ons voor de uitoefening van uw rechten steeds contacteren:

  • via post: naar het aan het begin van deze privacyverklaring vermelde adres, met vermelding “Privacy”
  • via e-mail: dpo@ordevanvlaamsebalies.be
  • via telefoon: +32 2 227 54 70

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto art. 5, §2 GDPR (art. 6, §1, (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een bewijs van identiteit te vragen, bijvoorbeeld een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart.

5.           UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website https://ovbcongres.be/ heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

WEBSITE BY OKAPPI x KOLOS